Condizioni Generali di Contratto

Art. 1 — Parti del Contratto e Definizioni

Il presente Contratto è stipulato tra:

e l'Utente — persona fisica o giuridica che completa la procedura di registrazione alla piattaforma No Profit Web (di seguito "Cliente" o "Utente").

Ai fini del presente Contratto si intende per:

• "Piattaforma": il software SaaS accessibile all'indirizzo noprofitweb.com e i servizi ad esso collegati;
• "Servizio": l'insieme delle funzionalità offerte dalla Piattaforma;
• "Contenuti dell'Utente": tutti i dati, documenti, informazioni e materiali caricati o inseriti dall'Utente nella Piattaforma;
• "Documenti Generati": i PDF, i report e qualsiasi altro output prodotto dalla Piattaforma sulla base dei Contenuti dell'Utente.

Art. 2 — Oggetto del Contratto

Il Fornitore concede all'Utente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e revocabile della Piattaforma No Profit Web, nei limiti del piano sottoscritto e nel rispetto delle presenti condizioni.

La Piattaforma è destinata agli Enti del Terzo Settore (ETS) italiani — in particolare Organizzazioni di Volontariato (ODV) e Associazioni di Promozione Sociale (APS) — e include, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Gestione della contabilità per cassa conforme al DM 5 marzo 2020
• Generazione del Rendiconto per Cassa (Modello D) in formato PDF
• Registro Volontari, nei piani Base e Pro (art. 17 D.Lgs. 117/2017 e DM 6 ottobre 2021), tenuto in forma elettronica con storico inalterabile e impronte delle estrazioni (art. 3 c.2 del DM; firma digitale e marca temporale integrate: in arrivo), e gestione delle polizze dei volontari (art. 18)
• Monitor di compliance art. 6 CTS
• Protocollo digitale, incluso nel Piano Pro e disponibile come add-on per il Piano Base: registro numerato e inalterabile della corrispondenza in entrata, in uscita e interna, con allegati (art. 4-bis)
• Dashboard analitica, segreteria digitale e gestione multi-ente
• Ruoli utente: 8 ruoli predefiniti e permessi personalizzabili per modulo, disponibili su tutti i piani
• Sistema di assistenza tecnica via ticket

Il Fornitore si riserva il diritto di aggiornare, modificare o ampliare le funzionalità del Servizio in qualsiasi momento, dandone comunicazione agli Utenti registrati.

Art. 3 — Accettazione delle Condizioni

Gli Utenti già registrati prima del 7 ottobre 2026 che amministrano un ente accettano la presente versione, con le stesse due caselle, al primo accesso successivo. La Piattaforma registra la versione accettata, la data e l'ora, l'utente, l'ente e un'impronta dell'indirizzo IP. L'accettazione costituisce un contratto vincolante ai sensi degli artt. 1321 e seguenti del Codice Civile italiano e del D.Lgs. 70/2003 (attuazione della Direttiva 2000/31/CE sul commercio elettronico).

Clausole approvate specificamente ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.: art. 4, ultimo capoverso dell'elenco (modifica dei prezzi con preavviso di 60 giorni); art. 4-bis, punto 3 (registrazioni di protocollo non cancellabili); art. 5 e art. 4-bis, punto 6 (rinnovo automatico, nessun rimborso del periodo in corso); art. 7 (esclusione di responsabilità per i documenti generati); art. 8 (limitazione di responsabilità); art. 9 (perdita di dati); art. 13 (sospensione e risoluzione da parte del Fornitore); art. 16 (modifiche delle Condizioni); art. 18 (foro esclusivo di Milano).

L'Utente dichiara di avere piena capacità giuridica e, qualora agisca per conto di un ente, di essere debitamente autorizzato a vincolare l'ente medesimo.

Art. 4 — Piani, Prezzi e Condizioni Economiche

La Piattaforma è offerta nei seguenti piani tariffari:

• I prezzi indicati sono al netto dell'IVA di legge, che verrà addebitata in fattura, con fatturazione annuale anticipata.
• Il Fornitore si riserva la facoltà di modificare i prezzi con preavviso scritto di almeno 60 giorni via email. In caso di mancata accettazione, l'Utente potrà recedere senza penali entro il termine di preavviso.
• La fattura elettronica viene emessa dopo il pagamento e recapitata tramite il Sistema di Interscambio al codice destinatario o alla PEC indicati nei dati di fatturazione (in mancanza, è disponibile nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate). Le ricevute dei pagamenti si consultano in Abbonamento › «Storico fatture».

Art. 4-bis — Protocollo digitale

1. Cosa comprende. Il Protocollo digitale è incluso nel Piano Pro ed è acquistabile come add-on dagli enti con Piano Base (€ 89,00/anno + IVA). Comprende:

• la registrazione dei documenti in entrata, in uscita e interni con un numero progressivo per ente e per anno, assegnato dal sistema insieme a data e ora;
• mittenti e destinatari, oggetto, riferimenti del documento ricevuto, classificazione (titolario), fascicoli, assegnazione e registrazioni riservate visibili solo ai ruoli abilitati;
• gli allegati, con l'impronta digitale (SHA-256) di ogni file;
• la ricevuta e la segnatura di ogni registrazione e l'esportazione dell'elenco in Excel e CSV;
• il registro giornaliero in PDF con la sua impronta. La marca temporale sul registro giornaliero sarà apposta quando il servizio sarà attivo: fino ad allora il registro risulta «marca non apposta»;
• il collegamento della casella PEC dell'ente, che oggi è in attivazione e non è ancora disponibile (punto 5).

2. Cosa non è. Il Protocollo digitale è un registro interno dell'ente, numerato e inalterabile. In particolare:

• non è un sistema di conservazione a norma dei documenti informatici (art. 44 del D.Lgs. 82/2005, Codice dell'amministrazione digitale): se l'ente è tenuto per legge a conservare determinati documenti, deve provvedere con un conservatore o con altre modalità idonee;
• non è il protocollo informatico previsto per le pubbliche amministrazioni dagli artt. 50 e seguenti del D.P.R. 445/2000 (norme rivolte alle pubbliche amministrazioni, non agli enti del Terzo settore di diritto privato), e non è certificato come tale;
• la registrazione nel protocollo non attribuisce da sola data certa opponibile ai terzi ai documenti registrati.

3. Inalterabilità. Numero, data, verso, oggetto, mittenti, destinatari e allegati di una registrazione non si modificano e non si cancellano. Una registrazione errata si annulla indicando il motivo: resta leggibile, con data, autore e motivo dell'annullamento, e i suoi allegati restano conservati. I numeri non vengono mai riutilizzati. Registrazioni e allegati vengono eliminati solo con la cancellazione dell'ente dalla Piattaforma (punto 7). L'Utente accetta che il Fornitore non possa cancellare singole registrazioni o singoli allegati, neppure su sua richiesta.

4. Limiti. Spazio per gli allegati: 2 GB per ente; fino a 20 MB per file e 30 file per registrazione. Sono accettati solo formati documentali e immagini: programmi, script, archivi compressi e documenti con macro sono rifiutati. Raggiunto il limite di spazio non si possono caricare altri allegati, mentre le registrazioni già fatte restano consultabili. Gli allegati sono conservati su server del Fornitore situati nell'Unione Europea.

5. Collegamento della casella PEC (in attivazione). La funzione non è ancora attiva e non è inclusa nelle prestazioni dovute finché il Fornitore non ne comunica l'attivazione. Quando sarà attiva, se l'ente sceglie di collegare la propria casella PEC: la Piattaforma legge le cartelle e il periodo scelti dall'ente, ogni 5 minuti (o con la frequenza scelta), in sola lettura, senza cancellare, spostare o segnare come letti i messaggi; invia dalla casella solo i messaggi che gli utenti abilitati dell'ente dispongono dalla Piattaforma, salvandone copia nella posta inviata; conserva la password cifrata, decifrabile solo dal processo che legge la casella; conserva i messaggi non protocollati per un massimo di 90 giorni (30 giorni se scartati). Il gestore della casella PEC è scelto e pagato dall'ente, che resta responsabile del contratto con il gestore e della validità delle credenziali.

6. Rinnovo e disdetta dell'add-on. L'add-on si paga anticipatamente e si rinnova automaticamente ogni anno, come gli altri add-on. Si disdice in qualsiasi momento dall'area Abbonamento: la disdetta ha effetto alla scadenza del periodo già pagato e non sono previsti rimborsi, totali o parziali, per il periodo in corso (art. 5). Se termina il Piano Base, termina anche l'add-on. Se l'ente passa al Piano Pro, il Protocollo è compreso nel Pro e l'add-on non si rinnova più; il periodo dell'add-on già pagato non viene rimborsato automaticamente.

7. Fine del modulo e cancellazione. Quando il modulo non è più attivo (disdetta, mancato pagamento, passaggio a un piano che non lo comprende) le registrazioni e gli allegati non vengono cancellati, ma non si possono fare nuove registrazioni e il modulo non è consultabile dall'app finché non viene riattivato. Prima della scadenza l'ente può esportare l'elenco delle registrazioni (Excel/CSV), i registri giornalieri e gli allegati; dopo la scadenza può riattivare il modulo oppure chiedere una copia dei propri dati a [email protected]. Su richiesta dell'Utente l'ente viene cancellato dalla Piattaforma insieme a tutte le registrazioni e gli allegati, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge (art. 13).

8. Responsabilità dell'ente sui documenti. L'ente è l'unico responsabile dei documenti e dei dati che registra e carica: della loro liceità, della base giuridica e dell'informativa agli interessati (anche per mittenti, destinatari e persone citate nei documenti), dell'uso del contrassegno «riservato» e dei permessi dei propri utenti per i documenti con dati delicati (per esempio dati sulla salute), della conservazione dei documenti che la legge gli impone di conservare e dei tempi di risposta alla corrispondenza. Il Fornitore non verifica il contenuto dei documenti e tratta i dati personali in essi contenuti come responsabile del trattamento per conto dell'ente (art. 12).

Art. 5 — Pagamento, Rinnovo e Sospensione

• Il pagamento avviene anticipatamente su base annuale tramite i metodi di pagamento indicati in piattaforma (carta di credito, bonifico bancario).
• Il contratto a pagamento si rinnova automaticamente alla scadenza. L'Utente può disdire in qualsiasi momento dall'area Abbonamento: la disdetta ha effetto alla scadenza del periodo già pagato e non sono previsti rimborsi, totali o parziali, per il periodo in corso.
• Se il rinnovo non viene incassato, l'abbonamento resta attivo mentre il sistema di pagamento ritenta l'addebito (stato «Pagamento in ritardo»). Se il pagamento non va a buon fine, le funzioni del piano a pagamento sono sospese e l'ente torna ai limiti del piano Starter (gratuito): i dati non vengono cancellati e le funzioni tornano disponibili quando il pagamento è regolarizzato.
• Non sono previsti rimborsi parziali per la parte residua del periodo in caso di recesso anticipato, salvo vizi del Servizio imputabili al Fornitore ai sensi dell'art. 1578 c.c.

Art. 6 — Obblighi dell'Utente

L'Utente si impegna a:

• Utilizzare la Piattaforma esclusivamente per finalità lecite e conformi alla normativa vigente;
• Fornire dati veritieri, completi e aggiornati in fase di registrazione e durante l'utilizzo del Servizio;
• Custodire le proprie credenziali di accesso con la massima diligenza e non condividerle con soggetti non autorizzati;
• Trattare i dati personali dei volontari e dei soci inseriti in Piattaforma in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003, assumendosi la qualità di Titolare del trattamento per tali dati;
• Non tentare di accedere a risorse, dati o account di altri Utenti;
• Non utilizzare il Servizio per attività fraudolente, dannose, in violazione di diritti di terzi o contrarie all'ordine pubblico;
• Non effettuare operazioni di reverse engineering, decompilazione o estrazione del codice sorgente della Piattaforma;
• Rispettare le limitazioni tecniche e funzionali del piano sottoscritto.

Art. 7 — Esclusione di Responsabilità per i Documenti Generati

Il Fornitore non è responsabile per:

• La veridicità, correttezza e completezza dei dati inseriti dall'Utente nella Piattaforma;
• La veridicità e conformità normativa dei Documenti Generati, i quali riflettono esclusivamente i dati immessi dall'Utente;
• Errori, omissioni o inesattezze nei Contenuti dell'Utente che si ripercuotano sui Documenti Generati;
• Conseguenze legali, fiscali, amministrative o patrimoniali derivanti dall'utilizzo dei Documenti Generati senza previo controllo da parte di professionisti abilitati;
• L'uso improprio, non conforme o contrario alle istruzioni di deposito RUNTS dei rendiconti e dei registri generati;
• Interpretazioni normative effettuate autonomamente dall'Utente sulla base dei report e delle informazioni fornite dalla Piattaforma.

L'Utente riconosce e accetta che tutti i Documenti Generati dalla Piattaforma devono essere sempre validati da personale qualificato prima di qualsiasi utilizzo ufficiale, deposito presso enti pubblici o comunicazione a terzi.

Art. 8 — Limitazione Generale di Responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge applicabile, il Fornitore non sarà responsabile per:

• Danni indiretti, incidentali, speciali, consequenziali o punitivi di qualsiasi natura;
• Perdita di profitti, ricavi, dati, avviamento o altre perdite intangibili;
• Interruzioni del Servizio dovute a cause di forza maggiore (art. 1218 c.c.), inclusi ma non limitati a: guasti infrastrutturali, attacchi informatici, calamità naturali, atti della pubblica autorità;
• Malfunzionamenti causati da integrazioni, software o servizi di terze parti non gestiti dal Fornitore;
• Condotta negligente dell'Utente nella custodia delle credenziali di accesso.

In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore nei confronti dell'Utente per qualsiasi reclamo derivante dal presente Contratto non potrà eccedere l'importo effettivamente corrisposto dall'Utente nei 12 mesi precedenti l'evento che ha dato origine al reclamo.

Le limitazioni del presente articolo e degli artt. 9 e 15 non si applicano in caso di dolo o colpa grave del Fornitore (art. 1229 c.c.), né alle violazioni degli obblighi di protezione dei dati imputabili al Fornitore nei limiti previsti dagli artt. 82 e 28 del Reg. UE 2016/679.

Art. 9 — Esonero di Responsabilità per Perdita di Dati

Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati (backup automatici cifrati su un server distinto, connessioni cifrate, cifratura delle credenziali e dei contenuti della casella PEC collegata). Tuttavia:

• Il Fornitore non garantisce che i dati siano al riparo da qualsiasi evento di perdita, corruzione o indisponibilità;
• Il Fornitore non è responsabile per la perdita, totale o parziale, dei Contenuti dell'Utente causata da eventi di forza maggiore, guasti hardware di terzi, errori dell'Utente o accessi non autorizzati dovuti a negligenza dell'Utente;
• L'Utente è invitato a mantenere copie di backup autonome dei propri dati critici;
• In caso di cancellazione accidentale imputabile al Fornitore, il ripristino sarà tentato nei limiti dei backup disponibili (backup automatici ogni 15 minuti; copie giornaliere conservate per 30 giorni, settimanali per 4 settimane e mensili per 3 mesi), senza garanzia di ripristino integrale.

Il Fornitore non risponde della perdita di dati che l'Utente avrebbe potuto evitare con le esportazioni messe a disposizione dalla Piattaforma, salvo dolo o colpa grave.

Art. 10 — Disponibilità del Servizio (SLA)

Il Fornitore si impegna a garantire un livello di disponibilità obiettivo del 99,5% su base mensile, escluse le finestre di manutenzione programmata comunicate con almeno 24 ore di anticipo.

• Piano Starter e Base: supporto via email con risposta entro 24h lavorative;
• Piano Pro: supporto via email con risposta entro 4h lavorative;
• Backup automatici ogni 15 minuti su un server separato; copie giornaliere conservate per 30 giorni, settimanali per 4 settimane e mensili per 3 mesi;
• In caso di interruzione imprevista superiore a 4 ore consecutive, l'Utente con piano a pagamento ha diritto a un credito proporzionale sulla fattura successiva.

Art. 11 — Proprietà Intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla Piattaforma (codice sorgente, interfacce, loghi, testi, grafica, architettura software) appartengono esclusivamente a Quattuordecim S.p.A. Benefit e sono protetti dalle leggi italiane e internazionali in materia di diritto d'autore e proprietà industriale (L. 633/1941, D.Lgs. 30/2005).

I Contenuti dell'Utente restano di proprietà esclusiva dell'Utente. Il Fornitore non rivendica alcun diritto su tali contenuti e li tratta esclusivamente per l'erogazione del Servizio contrattato, ai sensi e nei limiti del GDPR.

Art. 12 — Trattamento dei Dati Personali

Il trattamento dei dati personali avviene in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. L'informativa completa è disponibile alla pagina Privacy Policy.

• Il Fornitore agisce in qualità di Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per i dati personali di terzi inseriti dall'Utente nella Piattaforma, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati personali, che fa parte del presente Contratto e prevale su di esso per il trattamento dei dati;
• L'Utente agisce in qualità di Titolare del trattamento per i dati personali dei propri volontari, soci e collaboratori;
• Con il Protocollo digitale il Fornitore tratta per conto dell'ente anche i documenti protocollati e il loro contenuto, i dati di mittenti, destinatari e persone citate e, quando il collegamento sarà attivo, i messaggi della casella PEC collegata (art. 4-bis). Questi dati sono usati solo per erogare il Servizio: nessun uso per statistiche, profilazione o addestramento di sistemi di intelligenza artificiale, e nessuna lettura da parte del personale del Fornitore senza richiesta scritta dell'ente per assistenza;
• I dati sono conservati su server ubicati nell'Unione Europea (Hetzner Online GmbH: server applicativo in Finlandia, copie di backup in Germania; una copia oraria del database è conservata per 48 ore anche su un server del Fornitore in Italia);
• Hosting e backup sono nello Spazio Economico Europeo. Alcuni fornitori elencati nell'accordo sul trattamento (per esempio il servizio di invio email) possono trattare dati fuori dallo SEE con le garanzie del Capo V del GDPR (clausole contrattuali tipo o decisione di adeguatezza).

Art. 13 — Recesso e Risoluzione

• L'Utente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dall'area Abbonamento (pulsante «Disdici l'abbonamento»): la disdetta ha effetto alla scadenza del periodo già pagato e non sono previsti rimborsi (art. 5). Per gli abbonamenti attivati dall'assistenza senza pagamento online la disdetta si comunica a [email protected].
• Alla fine del periodo già pagato l'ente torna al piano Starter (gratuito): i dati restano nell'account, consultabili nei limiti del piano gratuito, e sono cancellati su richiesta dell'Utente, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
• Il Fornitore può sospendere o risolvere il Contratto con effetto immediato in caso di:
  • Violazione grave delle presenti condizioni;
  • Attività fraudolente, illecite o in violazione di diritti di terzi;
  • Utilizzo della Piattaforma per finalità contrarie all'ordine pubblico o al buon costume.
• In tutti gli altri casi di inadempimento, il Fornitore concede un preavviso di 15 giorni per consentire la regolarizzazione.

Art. 14 — Diritto di Recesso del Consumatore

Il diritto di recesso previsto dal Codice del consumo spetta solo a chi acquista come persona fisica per scopi estranei all'attività professionale. Gli abbonamenti sottoscritti per conto di un ente (associazione, ETS, ODV, APS, società) non danno diritto al recesso con rimborso.

Il consumatore così definito (art. 3, comma 1, lett. a, D.Lgs. 206/2005) può recedere dal contratto a pagamento entro 14 giorni dalla sottoscrizione, senza indicarne i motivi e senza penali (artt. 52 e seguenti del Codice del consumo).

Per esercitare il diritto di recesso, il consumatore deve inviare comunicazione scritta a [email protected] o tramite PEC a [email protected].

Il rimborso verrà effettuato entro 14 giorni dal ricevimento della comunicazione di recesso, utilizzando lo stesso mezzo di pagamento impiegato dall'Utente per la transazione originaria.

Art. 15 — Manleva

L'Utente si impegna a manlevare e tenere indenne il Fornitore, i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori da qualsiasi danno, perdita, costo o spesa (incluse le spese legali) derivante da o connessa a: (i) la violazione delle presenti condizioni da parte dell'Utente; (ii) la violazione di diritti di terzi; (iii) l'utilizzo improprio della Piattaforma; (iv) la non veridicità dei dati e dei Documenti Generati.

Art. 16 — Modifiche al Contratto

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare le presenti Condizioni in caso di evoluzione normativa, tecnologica o commerciale. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email con almeno 30 giorni di anticipo. L'uso continuato del Servizio dopo tale termine comporta l'accettazione delle nuove condizioni; quando la Piattaforma lo richiede, l'amministratore dell'ente le accetta espressamente al primo accesso (art. 3). La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con data di ultimo aggiornamento riportata in apertura.

Art. 17 — Comunicazioni

Tutte le comunicazioni tra le parti avvengono tramite email. L'Utente si impegna a mantenere aggiornato il proprio indirizzo email di contatto. Le comunicazioni inviate dal Fornitore all'indirizzo email indicato dall'Utente in fase di registrazione si intendono validamente ricevute.

Art. 18 — Legge Applicabile e Foro Competente

Il presente Contratto è regolato dalla legge italiana. Per quanto non espressamente previsto, si applicano le disposizioni del Codice Civile, del D.Lgs. 70/2003 e, ove applicabile, del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione o esecuzione del presente Contratto, le parti si impegnano a tentare una composizione amichevole entro 30 giorni dalla notifica del conflitto.

In caso di mancata composizione, il Foro competente è quello di Milano, con espressa esclusione di qualsiasi altro foro concorrente o alternativo. Per gli Utenti che rivestono la qualità di consumatori ai sensi del D.Lgs. 206/2005, è competente il foro del luogo di residenza o domicilio del consumatore, se ubicato in Italia.