Il registro dei volontari è uno degli adempimenti più importanti — e più spesso trascurati — per le ODV, le APS e gli altri ETS italiani. L'Art. 13 del D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore) ne impone l'istituzione e il mantenimento aggiornato: vediamo tutto quello che devi sapere.

L'obbligo dell'Art. 13 CTS: chi deve tenere il registro

L'Art. 13 del CTS stabilisce che tutti gli enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari devono istituire e tenere un registro dei volontari. Non si tratta solo delle ODV: l'obbligo riguarda qualsiasi ETS che utilizza volontari nello svolgimento delle proprie attività.

In pratica, questo significa:

Tutte le ODV (Organizzazioni di Volontariato): obbligo assoluto, essendo la loro stessa natura basata sull'attività volontaria
Tutte le APS (Associazioni di Promozione Sociale) che si avvalgono di volontari: obbligo condizionato alla presenza di volontari
Altri ETS che utilizzano volontari nelle proprie attività: stesso obbligo

Le imprese sociali che impiegano lavoratori remunerati non sono soggette a questo obbligo, ma se impiegano anche volontari (fino al limite del 50% dei lavoratori dipendenti) devono tenere il registro per questi ultimi.

Cosa deve contenere il registro dei volontari

La normativa non prescrive un modello standardizzato per il registro dei volontari, ma indica le informazioni minime che devono essere riportate per ogni volontario iscritto:

Dati anagrafici obbligatori

Nome e cognome
Data e luogo di nascita
Codice fiscale
Residenza anagrafica

Date di iscrizione e cessazione

Data di inizio dell'attività di volontariato: il giorno in cui la persona ha iniziato a svolgere attività per l'ente
Data di fine dell'attività (se applicabile): il giorno in cui il volontario ha cessato di collaborare con l'ente

Molti enti dimenticano di annotare la data di cessazione quando un volontario smette di essere attivo: questo crea un registro "gonfiato" con persone che non collaborano più ma risultano ancora iscritte.

Dati assicurativi (collegamento all'Art. 18 CTS)

L'Art. 18 CTS impone l'obbligo assicurativo per tutti i volontari iscritti al registro. Pertanto, il registro deve riportare anche:

Compagnia assicurativa
Numero di polizza
Data di scadenza della copertura assicurativa

Un volontario non assicurato non può svolgere attività per l'ente: questo è un obbligo inderogabile.

Differenza tra volontari e soci: un chiarimento essenziale

Una delle confusioni più comuni negli ETS è equiparare il registro dei soci al registro dei volontari. Sono due registri completamente distinti:

Il registro dei soci

Contiene tutte le persone che hanno aderito all'associazione versando la quota associativa annuale. Essere socio conferisce diritti (partecipare all'assemblea, votare, ricevere i servizi associativi) ma non obblighi di attività.

Il registro dei volontari

Contiene le persone fisiche che svolgono attività concreta per l'ente, a titolo gratuito e senza vincolo di subordinazione. Un volontario può essere o non essere anche socio; un socio può essere o non essere volontario.

Un presidente che porta la macchina dell'associazione a portare pacchi ai bisognosi è un volontario (anche se è anche socio). Un socio che paga la quota annuale ma non svolge mai nessuna attività non è un volontario.

Questa distinzione è rilevante anche ai fini assicurativi: solo i volontari (non i soci in quanto tali) devono essere assicurati ai sensi dell'Art. 18 CTS.

L'obbligo assicurativo per i volontari (Art. 17-18 CTS)

Il collegamento tra registro dei volontari e obblighi assicurativi è diretto. L'Art. 18 CTS stabilisce:

Gli enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell'attività volontaria, nonché per la responsabilità civile verso i terzi.

Questo significa che ogni persona iscritta nel registro dei volontari deve avere una copertura assicurativa attiva. Non è ammesso far svolgere attività a un volontario con polizza scaduta.

Le caratteristiche minime delle polizze (massimali, tipologie di rischi coperti) sono definite con decreto ministeriale. Il premio assicurativo è a carico dell'ente e non può essere trasferito al volontario.

Come aggiornare il registro: obblighi di aggiornamento

Il registro non è un documento statico da compilare una volta sola: deve essere aggiornato continuamente ad ogni variazione:

Quando entra un nuovo volontario → aggiungere la scheda con tutti i dati e verificare la copertura assicurativa
Quando un volontario cessa l'attività → annotare la data di cessazione (non cancellare la scheda: deve restare per almeno 5 anni)
Quando una polizza si avvicina alla scadenza → rinnovare prima della scadenza e aggiornare i dati nel registro
Quando cambiano i dati anagrafici di un volontario (es. cambio di residenza) → aggiornare la scheda

Sanzioni per mancata tenuta del registro

La mancata istituzione o il mancato aggiornamento del registro dei volontari espone l'ente a:

Sanzioni amministrative da parte degli uffici del RUNTS in sede di controllo
Perdita di requisiti per l'iscrizione nella propria sezione del RUNTS
Responsabilità civile in caso di infortuni a volontari non assicurati (il legale rappresentante può essere chiamato a rispondere personalmente)
Revoca di contributi pubblici che presuppongono la regolarità dell'ente

Perché la gestione digitale è la soluzione migliore

Gestire il registro dei volontari su carta o su un foglio Excel ha dei limiti evidenti:

Difficile tenere traccia delle scadenze assicurative di decine di volontari
Rischio di dimenticare di annotare uscite o variazioni
Impossibile generare report aggiornati rapidamente
Accesso difficile per più persone (presidente, segretario, tesoriere)

No Profit Web risolve tutti questi problemi:

Registro digitale sempre aggiornato con tutti i dati obbligatori
Alert automatici per polizze assicurative in scadenza (30, 15 e 7 giorni prima)
Dashboard riepilogativa con semaforo verde/arancio/rosso per ogni volontario
Export CSV e PDF per il revisore dei conti, l'assemblea e eventuali controlli
Accesso multi-ruolo: presidente, segretario e commercialista possono accedere contemporaneamente

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Registro dei volontari: obblighi e gestione digitale